İki yıl dolan kayıt ne olur? Otomatik imha ve KVKK

İki yükümlülük, tek takvim

Misafir Wi-Fi kaydı iki ayrı düzenlemenin kesişiminde durur. 5651 sayılı Kanun toplu kullanım sağlayıcıdan iç IP dağıtım kayıtlarını belirli bir süre saklamasını bekler. KVKK ise veri sorumlusundan kişisel veriyi amaç için gereken süreden fazla tutmamasını, süre dolduğunda silmesini ya da yok etmesini bekler.

İlk bakışta çelişiyor gibi görünür: biri "sakla" der, diğeri "silmeyi unutma". Aslında aynı takvimin iki ucudur. Kayıt saklama süresi boyunca durur; süre dolduğu gün silinmesi gerekir. Sorun bu iki noktayı insan hafızasına bırakmakta başlar. Hotspot-Box bu takvimi kutuya verir.

730. günde ne olur?

Kutu her günün kayıtlarını ayrı bir gün olarak tutar. Her günün bir yaşı vardır. Yaşı 730 günü geçen gün otomatik olarak kutudan silinir. Siz bir düğmeye basmazsınız; sabah uyanırsınız ve en eski gün gitmiştir.

Silme işlemi sessiz değildir. Denetim izine şu bilgilerle yazılır: hangi gün silindi, ne zaman silindi, hangi kural tetikledi. Bu kayıt, silinen verinin kendisini içermez; yalnızca silme olayını tutar.

Neden bu kadar önemli? Çünkü denetimde iki soru gelir: "Kayıtları saklıyor musunuz?" ve "Süresi dolanı siliyor musunuz?". İlkine arşiv listesi, ikincisine denetim izindeki silme kayıtları cevap verir. Elinizde "sildik" demekten fazlası olur: ne zaman, neyi sildiğinizin kaydı.

İmha, silme, anonimleştirme

KVKK dilinde üç kavram yan yana geçer. Kısa açıklaması:

Kavram	Anlamı	Kutuda karşılığı
Silme	Veri ilgili kullanıcılar için erişilemez hale gelir	730. gün sonunda günün kutudan silinmesi
Yok etme	Veri hiçbir biçimde geri getirilemez	Kutu dışındaki kopyaların da silinmesi sizin sürecinizdir
Anonimleştirme	Veri kişiyle eşleştirilemez hale gelir	Misafir başvurusunda anonimleştirme seçeneği

Üçüncü satıra dikkat edin. Kutu kendi diskindeki günü siler; SFTP kopyasındaki ve çevrimdışı ZIP'lerdeki aynı gün sizin sorumluluğunuzdadır. 3-2-1 kuralıyla kopya aldıysanız, imha takviminize o kopyaları da yazın. Pratik yol: SFTP hedefinde 730 günlük otomatik temizlik, çevrimdışı ZIP'ler için yıllık bir gözden geçirme.

İmha politikasında ne yazmalı?

KVKK, veri sorumlusunun saklama ve imha süreçlerini yazılı hale getirmesini bekler. Misafir Wi-Fi için bir paragraf yeter. İçinde şunlar olsun:

• Hangi veri: cihaz MAC, iç IP, oturum zamanları, doğrulama bilgisi (şifreli telefon, kupon, e-posta).
• Neden: 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kayıt tutma yükümlülüğü.
• Ne kadar: 730 gün.
• Nasıl silinir: kutuda otomatik, denetim izine kayıtlı; kopyalarda şu şekilde.
• Kim sorumlu: ad ve unvan.

Bu paragrafı kutunun paneliyle doğrulanabilir tutun. Politikada 730 yazarken panelde farklı bir değer dururken yakalanmak, politikasız yakalanmaktan kötüdür.

Misafir başvurduğunda

KVKK misafirinize bazı haklar tanır: verisinin işlendiğini öğrenme, bilgi isteme, düzeltme, silme talep etme. Bir misafir "hakkımda ne tutuyorsunuz, silin" dediğinde ne olur?

Hotspot-Box panelinde KVKK başvuru yönetimi bulunur. Akış şöyle işler:

1. Başvuruyu kaydedin. Tarih, başvuru sahibinin doğrulama bilgisi, talep türü. Başvuru sahibinin gerçekten o numaranın sahibi olduğunu doğrulamadan işlem yapmayın; bir SMS kodu bunun için yeterlidir.
2. Kayıtları bulun. Panel, verilen doğrulama bilgisine bağlı oturumları listeler. Telefon numarası şifreli saklandığı için arama panel üzerinden yapılır; yetkili rol sonucu maskeli görür.
3. Talebe göre işlem yapın.
   • Bilgi talebi: Hangi tarihlerde oturum açıldığını, hangi yöntemle doğrulandığını yazılı olarak bildirin. Ziyaret edilen siteler tutulmaz; bunu da yazın.
   • Silme talebi: Saklama süresi dolmamış kayıtlar için kayıt tutma yükümlülüğü genellikle öne geçer. Bu durumda başvuruya, verinin yasal saklama süresi boyunca tutulacağını ve süre sonunda otomatik silineceğini açıklayarak cevap verirsiniz. Süresi dolmuş kayıt zaten yoktur. Bu konuda hukuki görüş alın; sınır durumlar olabilir.
   • Anonimleştirme: Yasal saklama kapsamı dışında kalan alanlar (örneğin pazarlama izni ile toplanmış e-posta) için panelden anonimleştirme kullanılabilir.
4. Cevabı kaydedin. Başvuru kaydına cevap tarihini ve içeriğini ekleyin. Başvuruya cevap süresi mevzuatta belirlidir; takvimi başvurunun geldiği günden başlatın.

Her adım denetim izine yazılır. Böylece bir yıl sonra "bu başvuruya ne yaptık" sorusunun cevabı panelde durur.

Platform tarafı: misafir verisi bize gelmez

Sık sorulan bir soru: "Kayıtlar size de gidiyor mu, siz de veri işleyen misiniz?" Hayır. Kutu SMS'i doğrudan sağlayıcınıza gönderir; hotspot-box.com yalnızca API bilgisini verir ve kredi sayar. Misafir numarası, mesaj içeriği ya da oturum kaydı platforma ulaşmaz. Cihaz telemetrisinde (disk, damga durumu, kredi) misafir verisi yoktur. Veri sorumlusu sizsiniz; kayıt da sizde durur.

Kısa kontrol listesi

• Panelde saklama süresi 730 gün görünüyor mu?
• Denetim izinde son silme kayıtları var mı? (Kutu iki yaşından küçükse henüz olmaz; bu normaldir.)
• SFTP hedefinde ve çevrimdışı kopyalarda imha takvimi tanımlı mı?
• İmha politikanız panelle uyumlu mu?
• Son KVKK başvurusu panelde kayıtlı ve kapatılmış mı?

KVKK ve kayıt saklama hakkında daha fazla soru için SSS sayfasına, kurulum öncesi görüşme için iletişim sayfasına bakabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez.