Kısaca
Misafir Wi-Fi sunan işletmenin KVKK dosyasındaki beş belge: VERBİS kaydı, envanter satırı, saklama ve imha politikası, erişim matrisi, aydınlatma ve rıza metni. Kutunun hazır verdiği kısımlar.
Önce rol: veri sorumlusu sizsiniz
Misafirlerinize Wi-Fi sunuyorsanız ve girişte telefon numarası doğruluyorsanız, kişisel veri işliyorsunuz demektir. Bu durumda KVKK açısından veri sorumlusu işletmenizdir. Hotspot-Box bu veriyi sizin adınıza, sizin kutunuzda işler. Platformumuz (hotspot-box.com) misafir numarasını hiç görmez; kutu SMS'i doğrudan sağlayıcıya gönderir, platform yalnız API bilgisi verir ve kredi sayar.
Veri sorumlusu olmak, bir belge seti tutmak demektir. Aşağıda misafir Wi-Fi için gereken beş belgeyi, her birinde ne yazacağınızı ve kutunun hangi kısmını hazır verdiğini anlatıyoruz. Belgelerin son hâlini KVKK danışmanınızla gözden geçirin.
Belge seti bir bakışta
| Belge | Ne anlatır | Kutunun hazır verdiği |
|---|---|---|
| VERBİS kaydı | Hangi verileri, hangi amaçla, ne kadar süre işlediğinizi kamuya bildirir | Veri kategorileri ve saklama süresi için net girdi |
| Envanter satırı | Misafir Wi-Fi sürecinin veri envanterindeki kaydı | Alan listesi, kaynak, aktarım bilgisi |
| Saklama ve imha politikası | Veriyi ne kadar tutup nasıl sildiğinizi | 730 gün otomatik silme ve denetim izi |
| Erişim matrisi | Veriye kimin, hangi yetkiyle eriştiğini | Rol bazlı yetki, maskeli numara |
| Aydınlatma ve rıza metni | Misafire ne söylediğinizi ve onayını | Portalda gösterim, açık rıza kaydı |
1. VERBİS kaydı
VERBİS, veri sorumlularının işleme faaliyetlerini bildirdiği kamuya açık sicildir. Kayıt yükümlülüğünüz olup olmadığı işletmenizin büyüklüğüne ve işlediği veri türlerine bağlıdır; bunu danışmanınızla doğrulayın. Yükümlüyseniz misafir Wi-Fi süreci kayda ayrı bir faaliyet olarak girer.
Kutunun verdiği girdi: işlenen veri kategorileri (iletişim bilgisi: telefon numarası ya da e-posta; işlem güvenliği: MAC, iç IP, oturum zamanları), işleme amacı (5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülük ve hizmetin sunulması), saklama süresi (2 yıl), aktarım (yurt dışına yok; zaman damgası servisine yalnızca özet gider).
2. Envanter satırı
Kişisel veri işleme envanteriniz, her süreç için bir satır içerir. Misafir Wi-Fi satırında şu alanlar bulunmalıdır:
- Süreç adı: Misafir internet erişimi
- Veri kategorileri: iletişim bilgisi (telefon/e-posta), işlem güvenliği (MAC, iç IP, oturum başlangıç-bitiş, varsa NAT eşlemesi), rıza kaydı
- Veri kaynağı: misafirin kendisi (portal girişi), kutu (otomatik ağ kayıtları)
- Hukuki dayanak: kanuni yükümlülük (erişim kayıtları), açık rıza ya da sözleşme (hizmet sunumu); hangisinin hangi veri için geçerli olduğuna danışmanınızla karar verin
- Saklama süresi: 730 gün
- Alıcı grupları: yetkili kamu kurumları (talep hâlinde); SMS sağlayıcısı (yalnızca kod gönderimi için numara)
- Yurt dışı aktarım: yok
- Teknik tedbirler: şifreli numara, rol bazlı erişim, bütünlük zinciri, denetim izi
Kutu bu satırın "hangi alanlar tutuluyor" kısmını kesinleştirir; ziyaret edilen site, konum ya da içerik tutulmadığı için envanteriniz kısa kalır.
3. Saklama ve imha politikası
Bu belge, her veri kategorisi için süreyi ve silme yöntemini yazar. Misafir Wi-Fi için süre nettir: erişim kayıtları 2 yıl (730 gün). Politika belgenizde şu üç cümle yeterli bir iskelet oluşturur:
- Erişim kayıtları, oluşturuldukları günden itibaren 730 gün saklanır.
- Süresi dolan günlük kayıt dosyaları kutuda otomatik silinir.
- Her silme işlemi tarih ve kapsamıyla denetim izine yazılır.
Kutu üçünü de kendisi yapar. Denetimde politikayı değil, denetim izindeki silme kayıtlarını gösterirsiniz. SFTP/FTPS ile aldığınız ikinci kopyanın da aynı süreye tabi olduğunu politikaya yazmayı unutmayın; dış kopyanın silinmesi sizin sorumluluğunuzdadır.
4. Erişim matrisi
Erişim matrisi, hangi rolün hangi veriye hangi işlemle eriştiğini gösteren tablodur. Kutunun paneli rol bazlı çalışır; misafirin telefon numarasını yalnız yetkili rol, maskeli görür. Matrisinize örnek satırlar:
| Rol | Erişim kayıtları | Telefon numarası | Bütünlük doğrulama | Dışa aktarma |
|---|---|---|---|---|
| İşletme sahibi / veri sorumlusu temsilcisi | Okur | Maskeli görür | Yapar | Yapar |
| Teknik personel | Okur | Görmez | Yapar | Yapmaz |
| Kasa / resepsiyon | Erişmez | Görmez | Yapmaz | Yapmaz |
Panelde hangi rolün ne yaptığı denetim izine yazılır; matrisinizin uygulandığını buradan kanıtlarsınız.
5. Aydınlatma ve rıza metni
Misafir, numarasını girmeden önce neyi niçin verdiğini bilmelidir. Portal, aydınlatma metnini girişten önce gösterir ve açık rıza kaydını tutar. Metinde şunlar yer almalıdır:
- Veri sorumlusunun kimliği (işletmeniz)
- Hangi verilerin işlendiği (telefon/e-posta, MAC, iç IP, oturum zamanları)
- Amaç (kanuni yükümlülük ve internet erişiminin sağlanması)
- Saklama süresi (2 yıl)
- Kimlere aktarılabileceği (yetkili kamu kurumları, SMS sağlayıcısı)
- Misafirin hakları ve başvuru yolu
Portal metnini kendiniz düzenlersiniz; biz şablon değil alan sunarız. Metinde "siteleriniz kaydedilir" gibi yanlış ifadeler kullanmayın; kutu bunu yapmaz. Ek olarak, misafir başvurularını (bilgi talebi, silme talebi) panelden yönetebilir ve kayıtları anonimleştirebilirsiniz; başvuru yönetimi için ayrı bir süreç yazmanız gerekmez.
Kısa yol
Beş belgenin dördü için kutu size somut, değişmeyen girdiler verir: alan listesi, 730 gün, rol yapısı, rıza kaydı. Sizin yazacağınız kısım işletmeye özgü olanlardır: veri sorumlusu kimliği, hukuki dayanak tercihi, başvuru adresi. Deneme süresinde panelden bu girdileri görüp belgelerinizi buna göre doldurabilirsiniz; bize ulaşın. Sık sorulan KVKK soruları için SSS sayfasına bakın.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir; yükümlülüğünüzü hukuk danışmanınızla doğrulayın.