Savcılık yazısı geldi: 15 dakikada ne yaparsınız?

Önce sakin olun: bu bir ceza değil, bir istek

Misafir Wi-Fi sunan her işletme için gün gelir, bir resmi yazı masaya düşer. Savcılık, kolluk ya da mahkeme belirli bir tarihte, belirli bir IP adresi üzerinden kimin internete çıktığını sorar. Yazı çoğu zaman bir soruşturmanın küçük bir parçasıdır; muhatabı siz değil, ağınızı kullanan birisidir.

5651 sayılı Kanun, toplu kullanım sağlayıcıdan iç IP dağıtım kayıtlarını tutmasını ve istendiğinde sunmasını bekler. Kayıtlar doğru tutulmuşsa bu iş gerçekten 15 dakikada biter. Aşağıdaki akış, Hotspot-Box kullanan bir işletmenin paneli üzerinden izleyeceği yoldur.

1. Talebi doğrulayın (3 dakika)

Hiçbir kaydı, kim olduğunu doğrulamadığınız birine vermeyin. Kontrol listesi kısa:

• Yazı resmi bir kurumdan mı geliyor? Antet, sayı, tarih ve imza var mı?
• Talep hangi kanaldan geldi? E-posta ise gönderen adresi kurumun resmi alan adında mı?
• Telefonla gelen "acil" taleplerde yazılı belge isteyin. Resmi kurumlar bunu normal karşılar.
• Yazıda bir dosya veya soruşturma numarası var mı? Teslim kaydınızda bu numarayı kullanacaksınız.

Şüpheniz varsa yazıda geçen kurumu kendi bulduğunuz telefon numarasından arayıp teyit edin. Yazının üzerindeki numarayı değil.

2. Kapsamı daraltın (2 dakika)

Talep genellikle şu üç bilgiyi içerir: tarih (çoğu zaman saat aralığıyla), dış IP adresiniz ve bazen bir port numarası. Yalnızca bu kapsama giren kaydı hazırlayın.

Yazıda ne var	Panelde ne seçersiniz
Tek bir tarih ve saat	O günün arşivi
Birkaç günlük aralık	Başlangıç ve bitiş günü
Yalnızca dış IP, tarih yok	Tarih isteyin; tarihsiz talep karşılanamaz

Kapsamı daraltmak hem sizi hem misafirlerinizi korur. Sorulmayan bir günün kaydını teslim etmek, o günkü misafirlerin verisini gereksiz yere paylaşmak demektir. KVKK açısından da bu, veri sorumlusu olarak sizin sorumluluğunuzdur.

3. Panelden dışa aktarın (5 dakika)

Hotspot-Box panelinde arşiv bölümüne girin, ilgili gün ya da aralığı seçin ve dışa aktarma düğmesine basın. Kutu size bir ZIP dosyası üretir. İçinde:

• Seçilen günlerin kayıt satırları (cihaz MAC adresi, atanan iç IP, oturum başlangıç ve bitişi, varsa NAT bilgisi, doğrulama türü).
• Her günün SHA-256 özet zinciri ve manifest dosyası.
• Her gün için RFC 3161 zaman damgası dosyası.
• Panelin ürettiği doğrulama raporu: zincirin bütünlüğünü ve damganın geçerliliğini özetler.

Doğrulama raporu, karşı tarafın "bu kayıt sonradan değiştirilmiş olabilir mi" sorusuna hazır cevaptır. Zincir kutunun kurulduğu günden itibaren bağlıdır; bir satır bile değişse zincir kopar ve rapor bunu gösterir.

Panelde yaptığınız her dışa aktarma denetim izine yazılır: kim, ne zaman, hangi aralığı aldı. Bu kayıt daha sonra "veriyi kim gördü" sorusunda işinize yarar.

4. Şifreli teslim edin (3 dakika)

ZIP dosyasını açık e-posta ekiyle göndermeyin. İki pratik yol:

• Dosyayı parolayla şifreleyin, parolayı ayrı bir kanaldan (telefon, ayrı bir e-posta) iletin.
• Kurum kendi güvenli teslim yöntemini belirtmişse (fiziksel teslim, kurum portalı, şifreli taşınabilir ortam) ona uyun.

Yazıda teslim şekli belirtilmişse o yöntem önceliklidir. Belirtilmemişse yazılı olarak sorun; cevabı da saklayın.

5. Teslim kaydı tutun (2 dakika)

Teslim ettiğiniz anda kendi dosyanıza şunları yazın:

• Yazının tarihi, sayısı ve geldiği kurum.
• Teslim ettiğiniz tarih aralığı ve dosyanın SHA-256 özeti.
• Teslim yöntemi, tarihi ve varsa teslim alan kişi.
• Dosyanın bir kopyasını, şifreli biçimde, kendi arşivinizde saklayın.

Panelin denetim izi dışa aktarmayı zaten kaydeder; teslim kaydı ise bunun kutu dışındaki tamamlayıcısıdır. Aylar sonra aynı dosya tekrar sorulursa ikisini yan yana koyarsınız.

Neyi veremezsiniz ve neyi vermemelisiniz?

Burada iki ayrı başlık var.

Veremeyeceğiniz şeyler, çünkü kutuda yoktur: Hotspot-Box misafirin ziyaret ettiği siteleri, URL'leri, mesaj içeriklerini ya da konumunu kaydetmez. Böyle bir talep gelirse dürüst cevap "bu veri tutulmuyor" olur. Kayıt tutmanın kapsamı iç IP dağıtımıdır; içerik değil.

Vermemeniz gereken şeyler, çünkü sorulmamıştır: İstenmeyen günlerin kaydı, başka misafirlerin verisi, panel ekran görüntüleri, SMS sağlayıcı hesabınızın bilgileri. Yalnızca istenen aralığı, yalnızca dışa aktarılan biçimde verin.

Misafir telefon numarası kutuda şifreli saklanır ve panelde maskeli görünür. Dışa aktarılan arşivde doğrulama bilgisi hangi biçimde yer alacağı kurulumunuzun ayarına bağlıdır; kayıt tutma amacı dışında bir alan eklemeyin.

Sık karışan iki durum

İdari denetim ile adli talep aynı şey değildir. Denetim, kayıt tutuyor musunuz diye bakar; adli talep belirli bir kaydı ister. İlkinde doğrulama raporu ve panel ekranı yeterlidir, ikincisinde dışa aktarma gerekir.

AVM içindeki mağaza, site yönetimi, ortak ofis gibi yerlerde "muhatap kim" sorusu tartışmalıdır. Bu konuda hukuki görüş alın. Kutu her iki durumda da aynı kaydı tutar ve aynı biçimde dışa aktarır; değişen yalnızca yazıya kimin cevap vereceğidir.

Hazırlık bugünden başlar

Yazı geldiğinde 15 dakikada bitmesinin tek koşulu, kayıtların bugün sağlıklı tutulmasıdır. Panelde ayda bir rastgele bir günü doğrulamak, zaman damgası kuyruğunda bekleyen gün olmadığını görmek ve SFTP kopyasının çalıştığını kontrol etmek yeterli. Bunların hepsini kurulum sonrası kabul testinde bir kez yapmış olmanız gerekir.

Kayıt tutmanın kutuda nasıl işlediğini ürün sayfasında bulabilirsiniz. Sık sorulan sorular için SSS sayfasına, kurulum görüşmesi için iletişim sayfasına bakın.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez.